Анализ правовых основ системы электронного документооборота в рф

1 Понятие и основные составляющие системы электронного доку-ментооборота

1.1 Понятие системы электронного документооборота

Двадцать первый век ознаменовал появление в лексиконе российских специалистов в области информационных и компьютерных технологий поня-тия «электронный документооборот». В связи с эти, возникло много вопро-сов, которые требовали не только технического, но и законодательного регу-лирования. В этой связи немаловажную роль сыграл и международный опыт.
Рассмотрение вопросов правового регулирования системы электронного документооборота следует начать с изучения этого понятия. Что послужило основой для создания законодательной основы?
В делопроизводстве его вообще не существовало понятия «электронный документооборот». Цифровизация экономических отношений привела к тому, что произошла замена бумаги на электронный формат документа. С одной стороны, это сократило время создания и прохождения документов, с другой стороны – появилось много вопросов правового характера.
На территории Российской Федерации большинство документов оформляется на бумажных носителях. Только в 2020 году в нашей стране ор-ганизации отправили друг другу 45 миллиардов бумажных документов. Это колоссальный объем информации, который может быть повреждён или утра-чен из-за неблагоприятных воздействий.
Доставки бумажных носителей информации связана с использованием возможностей Почты России, курьерских служб и организаций. Все это свя-зано не только со значительными финансовыми издержками, но и с привле-чением большого числа человеческих ресурсов. Это существенные затраты для хозяйствующих субъектов, государственных органов и экономики всей страны в целом.
Цифровизация современного общества, внедрение информационных технологий в документооборот обеспечит скорость и надежность обрабаты-ваемой информации. В результате, продуктивность труда повышается, со-трудники выполняют больше трудовых функций, чем это предусмотрено при работе с бумажными носителями информации. Новые методы организации управления напрямую связаны с автоматизацией документооборота и ис-пользованием современных информационных технологий.
Понятие «система электронного документооборота» (СЭД) принято использовать в российском информационном языке. Данное понятие служит для формирования определенных задач автоматизации деятельности самого широкого круга организаций (государственных, коммерческих, общественных и пр.) при работе документами .
Электронный документ – это цифровая трансформация документиро-ванной информация, представленная в виде, пригодном для восприятия чело-веком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям (Интернет) или обработки в информационных системах .
Исходя из сказанного, электронный документооборот можно опреде-лить как автоматизированную информационную систему, основная цель ко-торой, обеспечить создание электронных документов и их электронных копий, сформировать систему управления ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию всех документов .
Таким образом, основная задача электронного документооборота – это не только организация хранения электронных документов, а также работа с ними, которая включает в себя редактирование, просмотр, поиск по содержа-нию и атрибутам и многое другое. Значительно упрощена процедура принятия управленческих решений.
Оценочные характеристики системы электронного документооборота должны включать в себя не только качественные, но и количественные по-казатели. Ведь именно количественный показатель говорит нам о критерии функциональной полноты системы.
Организация СЭД направлена на решение следующих задач, которые мы выстроим по степени их важности:
1) организация системы контроля за выполнением целей и задач деятельности организации на каждом уровне, соответствующей междуна-родным нормам;
2) построение системы управления документооборотом и его авто-матизация на каждом этапе работы с электронным документом;
3) анализ деятельности структурных подразделений организации, выявление наиболее уязвимых процессов и их оптимизация;
4) исключение бумажных носителей из оборота деятельности орга-низации и замена их на электронные с целью экономии ресурсов;
5) сокращение издержек управления документарным потоком и уп-рощение хранения документов за счет электронного архива.
Направленность деятельности системы электронного документооборота в соответствии с определенными задачами позволит оптимизировать многие процессы в системе деятельности организаций и предприятий.
В этой связи, решение поставленных задач будет напрямую зависеть от правового обеспечения всего процесса электронного документооборота. Сама система, представляет собой определенный порядок действий, который подчинен не только закономерностям цифровой трансформации, но и про-цессам реализации нормативно-правовых актов. Это связано с определенными трудностями использования СЭД. Например, создавая электронную копию документа, который требует исполнения подписи уполномоченного лица, следует убедиться в правомочиях подписывающего. Для этого был принят Федеральный закон «Об электронной подписи».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Нормативные правовые акты и иные официальные документы

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосо-ванием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6–ФКЗ, от 30.12.2008 № 7–ФКЗ, от 05.02.2014 № 2–ФКЗ, от 21.07.2014 № 11–ФКЗ, от 14.03.2020 № 1-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. – 2014. – № 31. – Ст. 4398.
2. Конвенция Совета Европы о защите прав человека и основных свобод (заключена в Риме 04.11.1950) // Собрание законодательства РФ. – 2001. – № 2. – Ст. 163.
3. Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по граж-данским, семейным и уголовным делам (Минск, 22.01.1993) // Бюллетень международных договоров. – 1995. – № 2. – С. 3-28.
4. Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 05.10.1961) // Вестник Высшего Арбитраж-ного Суда Российской Федерации. – 1996. – № 12. – С. 112-116.
5. Типовой закон ЮНСИТРАЛ «Об электронной торговле» (принят в г. Нью-Йорке 28.05.1996 – 14.06.1996 г. на 29-ой сессии ЮНСИТРАЛ) // Ко-миссия ООН по праву международной торговли. Ежегодник. 1996 год. – Том XXVII. – Нью-Йорк: Организация Объединенных Наций, 1998. – С. 319-323.
6. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации от 24.07.2002 № 95-ФЗ (ред. от 24.02.2021) // Собрание законодательства РФ. – 2002. – № 30. – Ст. 3012.
7. Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации от 14.11.2002 № 138-ФЗ (ред. от 30.04.2021) // Собрание законодательства РФ. – 2002. – № 46. – Ст. 4532.
8. Кодекс Российской Федерации об административных правонаруше-ниях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 26.05.2021) // Собрание законодатель-ства РФ. – 2002. – № 1. – Ст. 1.
9. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 30.04.2021) // Собрание законодательства РФ. – 2002. – № 1. – Ст. 3.
10. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 05.04.2021) // Собрание законодательства РФ. – 1996. – № 25. – Ст. 2954.
11. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ (ред. от 30.04.2021) // Собрание законодательства РФ. – 2004. – № 43. – Ст. 4169.
12. Об информации, информационных технологиях и защите информа-ции: Федеральный закон от 27.07.2006 № 146-ФЗ (ред. от 11.06.2021) // Рос-сийская газета. – 2006. – № 165.
13. О государственной автоматизированной системе РФ «Выборы»: Федеральный закон от 10.01.2003 №20-ФЗ (ред. от 29.05.2019) // Собра-ние законодательства РФ. – 2003. – № 2. – Ст. 172.
14. О коммерческой тайне: Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 09.03.2021) // Собрание законодательства РФ. – 2004. – № 32. – Ст. 3283.
15. О персональных данных: Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006. – № 31. – Ст. 3451.
16. О связи: Федеральный закон от 07.07.2003 № 126-ФЗ (ред. от 30.04.2021) // Собрание законодательства РФ. – 2003. – № 28. – Ст. 2895.
17. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 11.06.2021) // Собрание законодательства РФ. – 2011. – № 15. – Ст. 2036.
18. Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия: Постановление Прави-тельства РФ от 25.12.2014 № 1494 (ред. от 20.11.2018) // Собрание законода-тельства РФ. – 2015. – № 1. – Ст. 284.
19. Об утверждении государственной программы Российской Федера-ции «Информационное общество»: Постановление Правительства РФ от 15.04.2014 № 313 (ред. от 31.03.2021) // Собрание законодательства РФ. – 2014. – № 18. – Ст. 2159.
20. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (ред. от 01.02.2020) // Собрание законодательства РФ. – 2009. – № 113. – Ст. 3060.

2. Судебная практика

21. О некоторых вопросах применения положений Гражданского ко-декса Российской Федерации о прекращении обязательств: Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 11.06.2020 № 6 // Бюллетень Верховного Суда РФ. – 2020. – № 8.

3. Научная и учебная литература

22. Агеев В. Правовое регулирование цифровой подписи и отметок времени в Германии. [Электронный ресурс]: URL: http://worldoflaw.ageyev.org/internet/ageyev_dig_sigO (дата обращения: 01.03.2021)
23. Александров Д. К. Электронно-цифровая форма договора. [Элек-тронный ресурс]: URL: http://www.russianlaw.net/law/doc/al (дата обращения: 03.04.2021)
24. Ананько А. Заключение договоров путем электронного обмена данными. [Электронный ресурс]: URL: http://www.russian1aw.net/law/doc/al23.htm (дата обращения: 07.03.2021)
25. Ананько А. Электронная форма сделки в международной тор-говле. [Электронный ресурс]: URL: http://www.russianlaw.net/law/doc/al24.htm (дата обращения: 11.03.2021)
26. Асеев Г. Электронный документооборот. – Киев: Кондор, 2014. – 423 с.
27. Афанасьева Л.П., Варламова Л.Н. Реестр видов документов: пред-посылки создания // Делопроизводство. – 2020. – № 3. – С. 41-49.
28. Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. – СПб.: Питер, 2001. – 237 с.
29. Бачило И., Семилетов С. Электронный документ и документообо-рот: правовые аспекты. – М: Инион РАН, 2013. – 261 с.
30. Вершинин А.П. Электронный документ: правовая форма и дока-зательство в суде: Учебно-практическое пособие. – М.: Городец, 2000. – 248 с.
31. Вершинин А.П. Юридические документы в нотариальной и судеб-ной практике. – М.: Юридическая литература, 1993. – 224 с.
32. Витрянский В.В. Новые типы гражданско-правовых договоров // Закон. – 1996. – № 6. – С. 91-93.
33. Гарибян А. Электронная цифровая подпись: правовые аспекты. [Электронный ресурс]: URL: http://www.technolaw.ru/precendents/docs/ (дата обращения: 01.03.2021)
34. Грозова Е. Организация [Электронный ресурс]: URL: http://ESM-journal.ru (дата обращения 03.02.2021)
35. Даниленко А.Ю. Безопасность систем электронного документообо-рота. – М.: Ленанд, 2020. – 240 с.
36. Жаркова Ю.Т. Проблемы внедрения системы электронного доку-ментооборота // Учет, анализ и аудит: проблемы теории и практики. – 2015. – № 14. – С. 57-60.
37. Ильиных Е.В., Козлова М.Н. Комментарий к Федеральному закону от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (постатей-ный). – М.: ЗАО «Юстицинформ», 2005. – 80 с.
38. Кныш Е.В. Правовые проблемы развития электронного документо-оборота // Фундаментальные и прикладные аспекты развития современной науки: Сборник статей по материалам Международной научно-практической конференции. – Уфа, 2020. – С. 193-197.
39. Кошелев И. Проблемы внедрения СЭД [Электронный ресурс]: URL: http://ESM-journal.ru (дата обращения 02.02.2216)
40. Куняев Н.И., Фабричнов А.Г, Демушкин А.С. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. – М.: Ло-гос, 2011. – 315 с.
41. Латпев В.А., Соловяненко Н.И. Электронное правосудие. Элек-тронный документооборот. Научно-практическое пособие. – М.: Проспект, 2019. – 240 с.
42. Ларин М.В. Электронные документы в управлении. – М.: ВНИИ-ДАД, 2014. – 247 с.
43. Наумов В.Б. Электронный документооборот в арбитражном про-цессе: Интернет и новый АПК РФ // Арбитражные споры. – 2002. – №3. – С. 93-101.
44. Полуянова Е.В., Ковалев С.Д. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота и электронной подписи // Вестник Влади-мирского юридического института. – 2019. – № 4. – С. 77-80.
45. Попова Ю.А. Актуальные вопросы внедрения и применения систе-мы электронного документооборота в РФ // Вектор экономики. – 2020. – № 4. – С. 79-80.
46. Ручкина Г.Ф. Электронный документооборот: некоторые проблемы правового регулирования хранения электронных документов // Юридический мир. – 2020. – № 7. – С. 27-30.
47. Рысков О.И. Классификаторы документов и информации в составе нормативно-правовой базы АС делопроизводства // Документация в инфор-мационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Междуна-родной научно-практическое конференции 05-06 марта 2013 г. – М.: Росар-хив, ВНИИДАД, 2013. – С. 241-243.
48. Семилетов С.И. Электронный документ как продукт технологиче-ского процесса документирования информации и объект правового регули-рования // Государство и право. – 2003. – №1. – С. 92-103.
49. Синельщиков Е. Проблемы переноса бумажного ДО в СЭД [Элек-тронный ресурс]: URL: http://ESM-journal.ru (дата обращения 03.02.2021)
50. Система межведомственного электронного документооборота орга-нов власти [Электронный ресурс]: URL: http://www.eos.ru/ (дата обращения 03.02.2021)
51. Система электронного документооборота [Электронный ресурс]: URL: http://www.doc-online.ru/ (дата обращения 01.02.2021)
52. Соловяненко Н.И. Заключение договоров с использованием элек-тронных документов в системах электронной торговли // Право и Интернет: Материалы VII Международной конференции. [Электронный ресурс]: URL: http://www.ifap.ru/pi/07/rl 9.doc. (дата обращения: 01.03.2021)
53. Соловяненко Н.И. Правовое регулирование электронной торговли и электронной подписи (международный опыт и российская практика) // Хо-зяйство и право. – 2003. – № 1. – С. 27-38.
54. Тарасенко Т.П. Правовое регулирование электронного документо-оборота и электронной подписи в предпринимательской деятельности при оказании государственных и муниципальных услуг // Вестник магистратуры. – 2019. – № 6-5. – С. 65-67.
55. Тедеев A.A. Электронная экономическая деятельность в сети «Ин-тернет» // Законодательство и экономика. – 2003. – № 11. – С. 19-22.
56. Фабричнов А.Г., Демушкин А.С., Кондрашов Т.В. Конфиденциаль-ное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. – М: Инфра-М, 2015. – 361 с.
57. Халиков P.O. Защита прав лиц, применяющих электронную цифро-вую подпись в рамках корпоративной информационной системы// Право и Интернет: Материалы VII Международной конференции. [Электронный ре-сурс]: URL: http://www.ifap.ru/pi/07/. (дата обращения: 01.03.2021)
58. Храмцовская H.A. Проблемы использования ЭЦП в оперативной работе организации // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2005. – № 6. – С. 48-51.
59. Чернов В.Н. Качественный анализ автоматизированных систем до-кументационного обеспечения управления. – М: Мысль, 2014. – С. 35-36.
60. Щербаков А.Ю. Проблемы создания систем защищенного докумен-тооборота // Материалы III Всероссийской практической конференции «Эф-фективный документооборот в органах государственного управления: от традиционного к электронному» 28 – 30 марта 2005 года. [Электронный ре-сурс]: URL: http://www.gdm.ru/meropr/280305/book/index.shtml (дата обраще-ния: 17.03.2021)
61. Яхин Ю.А. Форма договора и Интернет // Право и Интернет: Мате-риалы VII Международной конференции [Электронный ресурс]: URL: http: //www. i fap .ru/pi/0 7 (дата обращения: 01.03.2021)