Автоматизация регистрации в СЭД DIRECTUM входящих документов, поступающих по электронной почте

Выпускная квалификационная работа направлена на автоматизацию регистрации входящих документов, поступающих по электронной почте, внутри системы электронного документооборота DIRECTUM. В работу входит выполнение следующих задач:
– исследование нынешнего бизнес-процесса для регистрации входящих документов и выбор действия процесса для автоматизации;
– анализ требований для реализации выгрузки и импорта вложенных в электронные письма документов с почтового сервера организации в СЭД DIRECTUM;
– анализ технических средств и инструментов для интеграции модулей, обеспечивающих обмен документами между почтовым сервером и СЭД DIRECTUM;
– реализация автоматизации путем проектирования и разработки программных компонентов.

Обозначения и сокращения …………………………………………………………………….. 10
Введение ………………………………………………………………………………………………. 14
1 Теоретический анализ предметной области и постановка задач ………………… 16
1.1 Организация электронного документооборота…………………………………… 16
1.2 Анализ процесса регистрации входящих документов на предприятии ….. 17
1.3 Система DIRECTUM ……………………………………………………………………… 19
1.4 Постановка цели и задачи……………………………………………………………….. 20
2 Проектирование автоматизируемых операций ………………………………………… 22
2.1 Описание процессов регистрации входящих документов на предприятии
…………………………………………………………………………………………………………. 22
2.2 Проектирование автоматической регистрации документов …………………. 24
2.2.1 Описание процесса автоматической регистрации документов ………… 25
2.2.2 Проектирование сценария выгрузки и импорта входящих документов
………………………………………………………………………………………………………. 28
2.2.3 Проектирование типового маршрута регистрации входящих
документов ……………………………………………………………………………………… 31
2.2.4 Проектирование представления типа справочника «РКК» ……………… 34
2.2.5 Проектирование сценария удаления входящих документов ……………. 37
2.3 Обзор технических средств для разработки ………………………………………. 37
2.4 Архитектура решения …………………………………………………………………….. 39
3 Разработка программных компонентов ………………………………………………….. 41
3.1 Разработка сценария выгрузки вложений ………………………………………….. 41
3.2 Разработка типового маршрута «Регистрация входящих документов»….. 46
3.3 Разработка представления регистрационно-контрольной карточки………. 51
3.4 Разработка сценария удаления входящих документов ………………………… 51
4 Результаты автоматизации регистрации входящих документов ………………… 53
5 Финансовый менеджмент, ресурсоэффективность и ресурсосбережение……. 55
5.1 Предпроектный анализ …………………………………………………………………… 56
5.1.1 Потенциальные потребители результатов исследования ………………… 56
5.1.2 Анализ конкурентных технических решений ……………………………….. 58
5.1.3 SWOT-анализ …………………………………………………………………………… 60
5.1.4 Оценка готовности продукта к коммерциализации ……………………….. 63
5.1.5 Методы коммерциализации результатов научно-технического
исследования …………………………………………………………………………………… 64
5.2 Инициализация проекта ………………………………………………………………….. 65
5.2.1 Цели и результат проекта …………………………………………………………… 65
5.2.2 Организационная структура проекта …………………………………………… 66
5.2.3 Ограничения и допущения проекта……………………………………………… 67
5.3 Планирование управления научно-техническим проектом ………………….. 68
5.3.1 Иерархическая структура работ проекта………………………………………. 68
5.3.2. План проекта …………………………………………………………………………… 69
5.3.3 Определение трудоемкости выполнения работ……………………………… 70
5.3.3 Бюджет научно-технического исследования…………………………………. 73
5.3.4 Организационная структура проекта …………………………………………… 79
5.3.5. План управления коммуникациями проекта ………………………………… 80
5.3.6 Реестр рисков проекта ……………………………………………………………….. 81
5.4 Определение ресурсной (ресурсосберегающей), финансовой, бюджетной,
социальной и экономической эффективности исследования …………………….. 82
5.4.1 Оценка абсолютной эффективности разработки ……………………………. 82
5.4.2 Оценка сравнительной эффективности исследования ……………………. 88
6 Социальная ответственность ………………………………………………………………… 92
6.1 Производственная безопасность ………………………………………………………. 92
6.1.1 Анализ вредных и опасных факторов, которые могут возникнуть на
рабочем месте при выполнении проекта ……………………………………………… 93
6.2 Экологическая безопасность………………………………………………………….. 101
6.3 Безопасность в чрезвычайных ситуациях ………………………………………… 102
6.3.1 Анализ вероятных ЧС, которые могут возникнуть на рабочем месте 102
6.3.2 Мероприятия по предотвращению ЧС ……………………………………….. 102
6.4 Правовые и организационные вопросы обеспечения безопасности …….. 103
Заключение …………………………………………………………………………………………. 105
Список использованной литературы ………………………………………………………. 109
Приложение А …………………………………………………………………………………….. 111
Приложение Б……………………………………………………………………………………… 112
Приложение В …………………………………………………………………………………….. 113
Приложение Г……………………………………………………………………………………… 115
Приложение Д …………………………………………………………………………………….. 118
Д.1 Theoretical analysis of the subject area and statement of problems ………….. 119
Д.1.1 Organization of EDM ……………………………………………………………….. 119
Д.1.2 Analysis of the process of registration of incoming documents in the
enterprise ……………………………………………………………………………………….. 120
Д.1.3 DIRECTUM System…………………………………………………………………. 121
Д.1.4 Goals and objectives of the dissertation ………………………………………… 122
Д.2 Design of automated operations ……………………………………………………….. 123
Д.2.1 Description of the incoming documents registration processes in the
enterprise ……………………………………………………………………………………….. 124
Д.2.2 Designing of documents automatic registration ………………………………. 125
Д.2.3 An overview of the technical development resources……………………….. 137
Д.2.4 Solution architecture …………………………………………………………………. 139
Приложение Е……………………………………………………………………………………… 142
Приложение Ж…………………………………………………………………………………….. 143
Приложение И …………………………………………………………………………………….. 144

В результате выполнения выпускной квалификационной работы
выполнена разработка программных компонентов для автоматизации
регистрации входящих документов, поступающих по электронной почте, внутри
СЭД DIRECTUM. Выполнены следующие задачи:
 проведено исследование бизнес-процесса регистрации входящих
документов и выбор вариантов автоматизации;
 составлено техническое задание, проектирование и описание с
требованиями к автоматизации регистрации входящих документов,
поступающих по электронной почте внутри СЭД DIRECTUM;
 реализовано проектирование дополнительных модулей,
обеспечивающих информационную безопасность и оптимальное
взаимодействие пользователя с системой для получения информации о
регистрируемом документе;
 произведен обзор и выбор технических средств, методов и
инструментов для интеграции модулей, обеспечивающих обмен документами
между почтовым сервером и СЭД DIRECTUM;
 произведен анализ требований для реализации выгрузки и импорта
вложенных в электронные письма документов с почтового сервера организации
в СЭД DIRECTUM;
 разработка программных компонентов для автоматизации
регистрации входящих документов.
Выполненная разработка прошла этап внутреннего тестирования и была
успешно внедрена в компании «Газпром трансгаз Томск». Во время
промышленной эксплуатации данной разработки получены следующие
результаты:
 автоматическая выгрузка и импорт в СЭД DIRECTUM электронных
писем и вложений ускоряют процесс регистрации. До автоматизации процесс
регистрации входящих документов занимал от 1 до 3 часов. После
автоматизации на регистрацию документа требуется от 3 до 30 минут;
 уменьшено количество повторяемых действий, совершаемых
делопроизводителем, при регистрации документов;
 уменьшено количество ошибок при регистрации и повышен уровень
информационной безопасности;
 расширены функциональные возможности делопроизводителя в
системе DIRECTUM;
 сокращены до нуля затраты материалов на распечатку бумажных
копий документов и наклеек штрих-кодов.
Достигнута дополнительная цель, которая заключалась в участии данного
технического решения в ежегодном конкурсе ИТ-проектов «DIRECTUM Awards
2017» с темой «Регистрация входящих документов, поступивших по
электронной почте». Автоматизация регистрации входящих документов,
поступающих по электронной почте, внутри СЭД DIRECTUM является
уникальным техническим решением, так как разработка выполнена по
персональным требованиям заказчика.
Актуальность данной работы заключается в том, что она решает проблему
регистрации большого количества документов, которые поступают в виде
электронной почты в крупные организации. Ускорены и упрощены процессы
регистрации, увеличены объемы зарегистрированных документов, решена
проблема потери части документов и приложений, решена проблема
информационной безопасности для системы предприятий при выгрузке
вложений. В дальнейшем планируется оптимизировать существующую
разработку для обработки более крупных потоков входящих документов,
расширить функционал для работы с новыми типами файлов и реализация
дополнительных методов защиты для обеспечения максимальной безопасности,
также планируется производить тиражирование технического решения на
филиалы предприятия.
Conclusion

As a result of completing the master thesis, the development of software
components for the automation of the registration of incoming documents received via
e-mail within the DIRECTUM EDMS was performed. The following tasks were
performed:
 conducted a study of the business process of registration of incoming
documents and selection of automation options;
 the technical task, designing and the description with requirements to automation of
registration of the incoming documents arriving by e-mail inside DIRECTUM EDMS
is made;
 the design of additional modules that provide information security and optimal
interaction of the user with the system for obtaining information about the document
being registered;
 review and selection of technical means, methods and tools for the integration
of modules that ensure the exchange of documents between the mail server and the
DIRECTUM EDMS;
 an analysis of the requirements for the implementation of downloading
and importing documents embedded in e-mails from the organization’s mail server into
the DIRECTUM EDMS;
 development of software components for automating the registration of
incoming documents.
The completed development passed the stage of internal testing and was
successfully implemented in Gazprom transgaz Tomsk. During the industrial operation
of this development, the following results were obtained:
 automatic unloading and import of E-mails and attachments into
DIRECTUM EDMS speed up the registration process. Prior to automation, the process
of registering incoming documents took from 1 to 3 hours. After automation, the
registration of the document takes from 3 to 30 minutes;
 the number of repeated actions performed by the clerk is reduced when
registering documents;
 expanded the functionality of the clerk in the DIRECTUM system;
An additional goal was achieved, which involved the participation of this
technical solution in the annual contest of IT projects “DIRECTUM Awards 2017”
with the theme “Registration of incoming documents received by e-mail”.
Automation of registration of incoming documents received via e-mail within
the DIRECTUM is a unique technical solution, since the development was carried out
according to the customer’s personal requirements.
The relevance of this work is that it solves the problem of registering a large
number of documents that are sent in the form of e-mail to large organizations.
Accelerated and simplified registration processes, increased volumes of registered
documents, solved the problem of loss of some documents and applications, solved the
problem of information security for the system of enterprises when unloading
investments.
In the future, it is planned to optimize the existing development for processing
larger streams of incoming documents, expand functionality for working with new file
types and implement additional security methods to ensure maximum security, and also
it is planned to replicate the technical solution to the branches of the enterprise.